Mantenimiento de Sistemas de Gestión de Calidad. ISO 9001- 14001

Las empresas, una vez que han conseguido su certificación de Calidad generalmente la ISO 9001 o la de Medio Ambiente ISO 14001, consideran que el trabajo ha finalizado, hasta que sorpresa….., la certificadora llama para la revisón anual y ahí es donde llegan las prisas y las preocupaciones de la empresa y el estrés de empresarios y empleados.

Generalmente se busca otra fecha con el auditor, un poco más de tiempo y un largo etc de escusas con el fin de poder ponerlo todo al dia en un escaso mes o a lo sumo un par de meses.

Una vez que el sistema está documentado e implantado es cuando la organización debe centrarse, aunque la mayor parte es dificil, en mejorar continuamente los resultados empresariales, teniendo como base su sistema de gestión que es una herramienta util para conocer aspectos de la porpia empresa que hasta ahora se podian intuir, pero esta vez quedan patentes.Las empresas certificadas deberían responder afirmativamente a tres cuestiones fundamentales, que nos pueden dar idea de como evoluciona nuestra empresa en un periodo trianual de comparación:

• ¿Ha mejorado la satisfacción del cliente?
• ¿Ha mejorado la eficiencia de los procesos de la organización?
• ¿El sistema aporta información para emprender acciones de mejora?

Si las respuestas son negativas entonces, podemos afrimar que el sistema de gestión de la calidad es ineficiente, bien porque no se esta llevando a cabo, bien porque no esta adaptado a los requerimiertos de la empresa y sirve unicamente como lastre.

Si el sistema de gestión es el adecuado y funciona claramente nos sirve para alcanzar objetivos empresariales de mejora.

La imagen de la izquierda más tarde o mas temprano el sistema de gestión será una losa, la imangen de la derecha la empresa comenzará a aprender de sus errores y el sistema certificado o no le llevará a un proceso de implementacióbn de aquello que funciona y aspectos mejorables lo que le dará competitividad frente a su competencia.

En este sentido la empresa comenzará a funcionar como un organismo vivo, con capacidad de aprendizaje (esto es, de predicción del estado próximo del entorno), algo parecido al funcionamiento de una baceria adaptandose a su entorno y sobre todo mejorando sus procesos de especialización, conquistando nuevos nichos y eliminando a la competencia.

Una de las alternativas para un uso adecuado a su sistema de gestión, es la externalización.

Los motivos para recibir estos servicios de externalización son:

1. Poder contestar positivamente a las tres preguntas anteriores: mejora de la satisfacción y de los procesos y búsqueda de información para acciones de mejora.
2. No sobrecargar con otras tareas al personal de la empresa, con tareas que no lo motivan sino que lo desinsentivan simplemente a rellenar «papeles»
3. Que la empresa generalmente una PYME, no disponga de personal con experiencia o formación necesaria para el mantenimiento del sistema
4. Que la  PYME, debido a la voragine diaria no pueda disponga del tiempo suficiente para atender el sistema de gestión
5. Corregir desviaciones entre el sistema de calidad y el sistema de funcionamiento ordinario de la empresa.
6. Abaratar costes de la empresa

Un mantenimiento de un sistema de gestión de la calidad y/ ambiental debería incluir las siguientes tareas:

1. Revisión anual de procesos y actualización de la documentación
2. Revisión y seguimiento de los indicadores de proceso
3. Formación específica
4. Auditorías internas
5. Acompañamiento en auditoría de certificación